„Chancen nutzen – Innovationen für Menschen mit Menschen“ – so lautet der Untertitel der Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung Mönchengladbach, die im Dezember 2018 vom Rat beschlossen wurde.
Über die Fortschritte der Umsetzung berichtet die Verwaltung seither jährlich.
Mit der vierten Fortschreibung der Digitalisierungsstrategie legte der Fachbereich Organisation und IT, unter dessen Federführung die Umsetzung erfolgt, den aktuellen Sachstand und Ausblick in der jüngsten Ratssitzung vor.
Die Schwerpunktmaßnahmen der Digitalisierungsstrategie werden jedoch nicht zum Selbstzweck umgesetzt oder nur, weil Gesetze wie etwa das eGovernment- oder das Onlinezugangsgesetz dies fordern. Vielmehr sind sie auf die Bedürfnisse der Menschen ausgerichtet, die in Mönchengladbach leben und die in der Stadtverwaltung arbeiten.
Dabei sind die Ergebnisse des Großprojektes ServicePortal für die Bürgerinnen und Bürger am deutlichsten spürbar.
Seit dem Start im Januar 2020 hat sich die Anzahl der im ServicePortal MG (https://service.moenchengladbach.de/) verfügbaren Verwaltungsleistungen auf über 1.000 verzehnfacht. Monatlich gehen inzwischen mehrere Tausend Anträge online ein – und die Verwaltung verzeichnet Monat für Monat über 50.000 qualifizierte Seitenaufrufe im Serviceportal – Tendenz steigend.
Viele der Umsetzungsprojekte der Digitalisierungsstrategie sind auch auf die Verbesserung der internen Abläufe und die Entlastung der Mitarbeitenden ausgerichtet. So wird durch die Einführung der eAkte eine digitale und rechtssichere Schriftgutverwaltung realisiert. Gleichzeitig führt die eAkte auch zu Arbeitserleichterungen. Dokumente sind per Mausklick verfügbar und ersparen langes Suchen in Papierordnern, Postumläufe werden automatisiert und beschleunigt und das mobile Arbeiten wird durch die elektronische Verfügbarkeit aller relevanten Unterlagen deutlich einfacher.
Zur Digitalisierung von internen Abläufen gehört aber auch eine moderne Softwarelösung zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Hierfür läuft nach dem Abschluss eines europaweiten Vergabeverfahrens die Einführung einer Softwareplattform, über die alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung zukünftig geräte- und ortsunabhängig telefonieren, Video- und Webkonferenzen abhalten und Kurznachrichten (Chats) austauschen können. Auch die Telefonzentrale sowie die Callcenter für Straßenverkehrsangelegenheiten, den Bürgerservice und den Bürgerdialog werden auf diesem Wege mit einer neuen Software ausgestattet. Die veraltete Telefonanlage der Stadt hat dann ausgedient. Damit wird auch die technische Voraussetzung geschaffen, virtuelle Behördenbesuche über Videotelefonie zu ermöglichen. Diese Maßnahmen werden nicht nur die Erreichbarkeit der Verwaltung verbessern, sondern – wie es auch für das neue Rathaus vorgesehen ist – moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Desksharing und mobiles Arbeiten weiter unterstützen.
Viele weitere Maßnahmen und Projekte flankieren die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.
Die Verwaltung hat noch einen langen Weg vor sich, bei dem auch nicht immer alles so schnell geht, wie man es sich wünscht. Dieser konsequente Weg der kleinen Schritte bedarf Geduld und ständiges Hinterfragen der Vorgehensweise. Gleichzeitig dürfen die Bedürfnisse der betroffenen Menschen nicht außer Acht gelassen werden.
„Wir muten den Mitarbeitenden mit der Digitalisierung viele Veränderungen zu und manches fühlt sich gerade während der hybriden Umstiegsphase zwischen analoger und digitaler Welt ungewohnt und neu an“, beschreibt Michael Laakmann, Programmleiter Digitalisierung, die aktuelle Lage. „Aber wir bekommen auch viel positives und ermutigendes Feedback, das wir in die Fortschreibung mit aufgenommen haben. Diese Rückmeldungen zeigen uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“
